働き方改革を実現するにはITツールの活用は必要不可欠。

なぜならば、ITツールを駆使すれば数多くの「無駄」をそぎ落とし、一人あたり1日1~2時間の「他のことができる時間」を生み出すことが出来るからです。

政府が「働き方改革」を標榜した影響もありますが、そのITツールの有効性に気づいた企業はいち早く取り入れ、「業務効率をアップさせて生産性を上げる働き方」「長時間労働の改善」など実現。

また、「テレワーク※」を導入して、子育て中の女性や高齢者の就業を支援したり、「パソコンを使って副業で収入を得る」「主婦の方でも在宅ワークで収入を得る」といった方も増えてきています。

※テレワークとは、「tele=離れた場所」+「work=働く」の造語。時間や場所に捉われない柔軟な働き方。

我々もいち早くITツールを取り入れ、働き方改革を実現。

結果、私を含めてスタッフ4人で海外合わせ10社同時経営(無借金経営)、高利益率で右肩上がりに売上も伸びています。

ただし、ITツールを使うことでそれなりに生産性は上がるのですが、それだけでは働き方改革を実現するには不十分です。そう、「ITツールを効率的に使いこなす」ところまで考える必要があります。

今回、私(渡部)自身、どのようにITツールを駆使しながら働いているのか?実際に私の仕事場を公開。そして、ITツールを効率的に使いこなすところまで深く掘り下げて解説致します。

この記事の内容を少しでも実践して頂けたならば、作業効率が2倍以上アップするようになり、会社であれば働き方改革を推進することが可能に。また、副業や起業家の方であれば1日1~2時間を生み出せるはずなので、今すぐ読み進めて下さい。

目次

働き方改革1:ITツールの必要性

その前に、そもそもなぜ、働き方改革を実現するのに ITツールが必要なのか? ザクっと大きく分けて3の理由があるので1つ1つ解説して行きます。

理由1:年間160時間の無駄な時間を省ける

ご存知でしたでしょうか? 今の日本のサラリーマンは、

仕事中に何か探し物をする時間が
「年間160時間」あると言われています。

これは、およそ1か月分の勤務時間に相当します。それだけ沢山の時間が、たかだか「物を探す」ことのために使われているのです。

男性
そう言われてみれば、「あれ、どこに行ったっけ??」なんてよくあるな…

そんな心当たりはないでしょうか?

しかし、ITツールを活用すれば、そのITツール内の検索機能を使うことで「この資料はここにある」「この案件の連絡事項や進歩状況のやり取りはここにある」。と一発で分かりますので、探し物という「無駄」な時間を大幅に削減できるのです。

その結果、業務に圧倒的な「時短効果」が得られ、働き方改革を推進させることが出来ます。

理由2:社員を増やしたのと同じような生産性の実現

冒頭でも書きましたが、ITツールを使うことで無駄をそぎ落とす。結果、一人当たり1日1~2時間の「他のことができる時間」を生み出すことが出来ます。

私の会社では、社員と外注さんで常時10名ほどが連動しながら仕事をしている状態ですので、合計で10~20時間も生み出している計算になります。つまり、人件費のコストをかけなくても社員を2名ほど増やしたのと同じような生産性を実現しているわけです。

理由3:大幅なコスト削減が可能

これまでは会社内の会議を行うのに、それぞれが時間を調整し会議室に集まるのが通例でした。しかし、その全ての会議がわざわざ1つの会議室に集まって行う必要性があるのでしょうか?

そこにもまた、多くの時間の無駄があるはずです。時間だけではありません。会議を行うにあたる資料の作成、書類などを印刷するトナーインクや紙なども大量に消費しているはずです。

しかし、それらも、

  1. WEB会議ツール
  2. グーグルツール
  3. ビジネス専用チャットツール

を使うことで時間の無駄を省くこともでき、紙やインクなどのコスト削減も可能になります。

働き方改革2:必要なITツール集

男性
働き方改革を推進していくためにITツールが必要なのは分かった。しかし、有料・無料合わせると膨大なツールが存在するため、一体何を使えば良いのか分からない。

と思われたかも知れません。が、ご安心下さい。

今回、私自身はもちろん、会社でも使っているITツールをご紹介致します。これらを導入することで、私と同じような作業効率を実現させることも可能になります。

働き方改革に役立つITツール集

特に、働き方改革を実現するため、また個人レベルでも副業や起業での作業効率を上げるためにも、ビジネス専用チャットツール「チャットワーク」と、WEB会議ツール「ズーム」は必ずパソコンにも、スマホにもインストールしておいて下さい。マジで必須です。

社員や他の人とコンタクトを取るのに、チャットワーク以外にも、LINE、Messenger、iMessage、テレグラムなどたくさんありますが、機能面やセキュリティー面、使いやすさを含めて「チャットワーク」の1択でOKです。

上記以外にも、今までいろんなITツールを使ってきましたが、EVERNOTE(ノートを取るように情報を蓄積するソフトウェア)、Dropbox(ファイルの保管など)は使わなくなりました。

なぜか?グーグルドライブ、グーグルドキュメントで十分だと分かったからです。

また、有料の「G Suite」を使うと「独自ドメインのメールアドレス(@[会社名])」を使えるようになるのですが、迷惑メールがマジで届かなくなりました(笑)。そして何よりも、あの、Apple並みにサポートも手厚く(電話完全サポートで、何でも教えてくれます)レスポンスも早いのでマジでお勧めです。

豆知識

有料の「G Suite」は、あのAppleと同じぐらいの手厚いサポートにレスポンスの速さ。電話完全サポートで、聞けば何でも教えてくれます。私の場合、ほぼ毎日何か聞いてます(笑)。

Word,Excel,PowerPoint…全部Googleで出来ます。

副業をされている方や、起業家の方で個人で動いている方は「ワードやエクセル、パワーポイント」での作成でOKです。

しかし、会社やチーム、外注さんなどとファイルを共有する場合はグーグルツールを使うべきです。

  • Word(ワード) ⇒ Googleドキュメント
  • Excel(エクセル) ⇒ Googleスプレッドシート
  • PowerPoint(パワーポイント) ⇒ Googleスライド
※パワーポイントなどで作成して、Googleスライドにアップして共有。でもOKです。

詳しくは後述しますが、大きな理由は「オンライン上で共有ができるから」です。

たとえば、今までは Aさんにファイルを添付し、Aさんの直しをまた添付して送ってもらい、それをBさんに添付してBさんの直しを…。だったと思います。しかし、これだといちいちファイルを開いて確認して…など、手間だし間違いを誘発する要因にもなります。

しかし、グーグルツールであれば同じ画面を見ながら「修正指示」と「修正」を同時に行えるのです。

働き方改革3:パレートの法則(80対20の法則)を仕事に活かす

ただし、冒頭でもお伝えした通り、ITツールを使うことでそれなりに生産性は上がるのですが、働き方改革を実現するにはそれだけでは不十分で「ITツールを効率的に使いこなす」ところまで考える必要があります。

つまり、やる必要のない無駄なものを徹底的に省くということです。

あの、スティーブジョブズ氏の名言にもこうあります。

何をしないかは、何をするかと同じくらい重要。

1997年7月7日。破産寸前だったApple社に彼が復帰した当時、約40種類もの製品がありました。が、「ある法則」に乗っ取りそれらを最終的に4つにまで絞り込み、そこにリソースを集中させました。そして見事、100兆円企業へと導いたお話は有名です。やる必要のない無駄なものを躊躇なく切り捨て、シンプルを極めたこと。それが、Apple社の成功の要因の1つと言えるでしょう。

そして、そ「ある法則」というのが、「パレートの法則(80対20の法則)」なのです。

パレートの法則とは?

・重要な2割が8割の結果を出している
・重要ではない8割をやめて
・効果的な2割に集中する
・重要な2割に力を注ぎ、売上を伸ばすビジネス活用法

パレートの法則(80対20の法則)

特に経営者、副業、フリーランス、起業は、当然ながら自分でやるべきことが多くなります。だからこそ、「やる必要のない無駄を徹底的に省いて、生産性を上げる働き方をする」ことが至上命題になるのです。

では、具体的にどうすれば良いのか?

今から実際に、私がどのようにITツールを使い、無駄を徹底的に省いて生産性を上げているのか?働き方改革を実現させたのか?動画とテキストを交えながらお教えしたいと思います。

働き方改革4:私の仕事場(自宅)を動画で公開:7分51秒

はい。文字通り、私(渡部)がITツールを駆使して仕事をしている姿を撮影致しましたので、ご参考下さい。

7分40秒で私が「何か質問があればチャットの方に上げて頂ければ…」とお話していますが、この動画は2016年に特典の一部として撮影したものですのでスルーして下さい(笑)。尚、2016年に収録した動画ですが働き方のスタイルは変わりません。また、今回のテキスト版では最新版にアップデートした内容で解説していますのご安心下さい。

なお、動画では主に、ダブルモニターの使い方やマルチタスクに関して解説しています。動画内では詳しく解説できなかったものも多々ありますので、その辺りも含めて以下でより詳しく解説していますので、併せてご覧頂ければと思います。

弊社の事例をテキストで1つ1つ解説

必ず先に動画をご覧いただいた上で、読み進めて下さい。
動画の内容をイメージされながら読み進めると、より深く理解できるかと思います。

働き方改革5:ITツールを使う上でのマインドセット

このページを読まれているあなたは、経営者か会社員、はたまた会社員をしながら副業をされている、既に起業をされている方かは私には分かりませんが、どのような状況であろうと、あなたにシッカリ意識しておいて欲しいことがあります。

それは、繰り返しになりますが、

やる必要のない無駄を
徹底的に省いて生産性を上げる

ということです。

それによって、環境にもよりますが作業効率が2倍~3倍も変わってくると経験からもそう思います。結果、働き方改革の実現にも繋がりますし、売上アップにも繋がってきます。

では具体的に、私が、どのように無駄を徹底的に省いて生産性を上げているのか?働き方改革をして行ったのか?

動画ではお伝えし切れなかった、効率的なITツールの使い方と働き方をご紹介したいと思います。

働き方改革6:体のリズムを整え、集中力を高める

私は基本、いつ起きて、いつ仕事をしてもいい自由人です。ただ、体のリズムを整えて健康的に過ごしたいので、自発的に朝、好きな時間に起きてすぐに10分間 腕立て伏せや腹筋、スクワットをして、サプリメントを飲み、それから仕事場へ向かいます。

「向かいます」と言っても、仕事場はベッドからたった20歩で着いてしまう自宅の一室です。

セルフイメージを高めるため、窓から一望できる東京湾の景色を眺める(私の自宅は都内のタワーマンションの高層階ですが、これも1つのセルフイメージを高める方法です)。それからこだわって購入した「長時間座っても疲れない本革の椅子(価格50万円)」に座ります。

椅子は自己投資の1つです。

重要

パソコンを使って仕事をする上で、椅子は非常に重要なツールの1つです。なぜなら、自分に合わない椅子に座り続けていると姿勢も悪くなるし体も痛くなる、結果、集中力が続きません。そう、椅子一つで生産性がガクンッと大きく低下するのです。逆に、人口工学に基づいた椅子は腰痛の予防や血流改善の効果が期待でき、心拍数が安定することで不快感が無くなる。結果、集中力を高めてくれます。つまり、椅子は自己投資の1つでもあるのです。もしあなたも、長時間パソコン作業を行うのであれば、椅子はケチらない方が良いです。間違っても、リビングの椅子は腰が痛くなるし、お尻は痛くなるし(最悪 痔になります(汗))で全く集中できず、生産性がガタ落ちになるので辞めましょう!

働き方改革7:社員、ビジネスパートナーとのコンタクトはチャットワークで完結

そして、目の前にはMac5台(以前はWindowsでしたが、私のビジネスの師匠にならってMac派になりました)。それにつなげているモニター3台、併せて8台を順番に起動し、その中でもメインで使用しているパソコンのモニターには、社員や外注さんとのやり取りに使っている「チャットワーク」というチャット型のクラウドツールの画面を表示させます。

チャットワーク

さらに、このパソコンに繋いでいるサブモニター2台には、ビジネスパートナーや友人とのやり取りに使うLINEやFacebook(フェイスブック)、imessage(アイメッセージ:iPhoneやMacのパソコンに付属しているショートメッセージ機能)、さらにはスカイプ(Skype:チャットでもやり取りできるオンライン会議システム)、ワッツアップメッセンジャー(WhatsAppMessenger:オンラインメッセージアプリケーション)の画面を散りばめます。

画面上のモニターには、以下のITツールを立ち上げ画面に表示させています。

  • チャットワーク
  • スカイプ
  • ワッツアップメッセンジャー

本当は、チャットワーク以外は個人的には嫌いなのですが、取引先や相手の方が使っているツールの関係上、仕方なく使っています(笑)。

働き方改革8:通常、メールは使いません。


メールも開きますが、先ほどお伝えしたように、社員や外注さんとのやり取りはクラウドツール(チャットワーク)で行うため、メールを使う目的はコミュニケーションではありません。

では、どんな目的でメールを開いているのか?言いますと、ほとんど「カスタマーサポートのチェック」です。

というのも、一般のお客様はまだまだメールを使っている方も多いので、商品やサービスのリリースのご案内はメルマガを配信して行っています。そのため、カスタマーサポートに関しても問い合わせフォームで対応をしており、お客様がそのフォームに入力して送信して頂くと、弊社の専用メールアドレスのメールボックスに届く仕組みになっています。

そのメールボックスを確認して、お客様からどんな問い合わせが来ているのか、それに対して担当スタッフがきちんと対応したか?どのように回答をしたのか?をチェック。尚、チェックもれを防ぐために、特に重要なメールは「CC」で私の個人メールアドレスにも届くようになっています。

手前みそですが、スタッフは優秀なので、私がスタッフの回答の内容に口出しすることはまずありません。もし、スタッフがどう回答して良いか判断がつかない場合には、事前に私にチャットワーク経由で相談が来るので、その際にはアドバイスを送っています。

さて、ITツールをそれぞれ立ち上げ画面をモニターに散りばめたら、届いているメッセージを一気に確認し、すぐにどんどん返信して行きます(スタッフや外注さん、取引先の方など)。

その返信に対してさらに返信が返ってきたら、間髪入れずに返信。

そのスピードは「渡部さん、変態的に早すぎます」と社員に言われるほどです(笑)。

働き方改革9:ダブルモニターにするだけでも作業効率が1.5倍に!

ダブルモニター
とはいえ、私は社員への返信だけに集中しているわけではありません。パソコン上で他の作業も並行して行っています。それでも、速攻で返信できるのは、まさに何台ものモニターを同時に稼働させているからです。

1台のミニター上だけにいくつもの画面を広げると、重なり合って影に隠れてしまう画面も出てきてしまいますが、モニターが複数台あればそれぞれの画面をちゃんと表示させることが出来るので、それらを見て瞬時にレスポンスすることが可能になるのです。

私からすれば「メルマガの文章執筆やLP(ランディングページ)のライティング執筆などの、他の仕事に集中していてすぐにレスポンスできない」というのが信じられません。

特に、私は経営者であり、社員たちが私の判断を仰いでから動き出すことも多く、ゆえに私がすぐに返信しないとその間、社員の手が止まってしまいます。その時間もやはり「無駄」以外の何物でもないので、基本「即答」を心掛けている次第です。

働き方改革10:グーグルツールを駆使する

また、資料を見てからコメントする必要がある場合には、社員や外注さんがチャットワークでのメッセージに付け加えてくれる

  • Googleドキュメント
  • Googleスプレッドシート
  • Googleスライド

のURLをクリックして開き、そこに直接コメントしたり、場合によっては手直しを加えます。グーグルドキュメントは、グーグルが提供している「文章」のクラウドツール。グーグルスプレッドシートは「表計算」。グーグルスライドは「スライド資料」。

ザクっと言ってしまうと、

  • Word(ワード) ⇒ Googleドキュメント
  • Excel(エクセル) ⇒ Googleスプレッドシート
  • PowerPoint(パワーポイント) ⇒ Googleスライド

と思って頂くとOKです。

未だに多くの会社が、文書は「Word」、表計算は「Excel」、スライド資料は「PowerPoint」といったツールを使用し、それらのファイルをメールに添付して送っていると思います。

個人で活動するのであれば上記の「Word、Excel、PowerPoint」でもOKなのですが、会社やチームを組んでビジネスや仕事を行うとなるとプロジェクトを進めるのに支障が出てくるわけです。

私の会社では、そもそもメールを社内コミュニケーションには使っていませんし(チャットワークを使用)、クラウドツールにファイルの添付機能はあるものの、それをすることを一切認めていません。

働き方改革11:クラウド上にファイルをアップして共有する

我々はほぼグーグルツールで作成しますが、外注さんがワード、エクセル、パワーポイントで作成されたファイルは、それぞれ以下にアップして共有するようにしています。

  • ワード → Googleドキュメントにアップ
  • エクセル → Googleスプレッドシートにアップ
  • パワーポイント → Googleスライドにアップ

なぜなら、以下の手間を一気に省けるからです。

ITツールで手間を一気に省く図

しかも、1つのファイルでそのようなことを何度も繰り返していると、自分のフォルダに同じ資料のファイルがいくつも増えてしまうという無駄、そして、それらを整理する手間が増えるという無駄も発生してしまう。さらには、チェックするファイルは1つだけではなく他にもたくさんあるので、1つ1つこのような無駄が増えるのは全く効率的ではありません。

ですが、この方法だと複数の人が見て直しを入れる必要がある場合、直しを受ける相手方は何人もの人から添付されてきたファイルをいちいち開いて確認しなければならなくなる。

この手間も無駄なことはもちろん、直し漏れのミスも起きやすくなります。

ということで、これだけ数多くの無駄に振り回されることのないよう「直接添付」を禁止にしているのです。

グーグルツールでクラウド上で共有してあれば、同じ1つの画面を各自のパソコンやスマホ上で同時に共有できるので、URLをクリックして開けばメンバー全員がそこにコメントを書き込めるし、「誰がいつ、どんなコメントを入れたのか?」もすぐに分かります。

しかも、たとえばAさんがコメントを書き込んでいる時に、Bさんが同じ画面を見ていれば、Aさんがコメントを書き込んでいるのをライブで見ることが出来るのです。グーグルドキュメントの画面を画面を共有しているので。

つまり、グーグルドキュメントの画面を画面を共有してさえおけば、例えば、コピーライターさんがセールスレターを書き上げている様子、何かの資料を作成している様子をリアルタイムで見ることが出来る。仕事をしているか、どうか管理もできる。ということです。

以下はドキュメントの画面をメンバーで共有し、コメントや指示の内容を書き込んでいる様子です。

グーグルドキュメント使用画面

上記の画面は、コピーライターさんが書いたセールスレターに渡部が指示を出している画面です。

  1. コピーライターさんがドキュメントに文章を書き込んでいく
  2. グーグルツール
  3. 別の場所にいる渡部が同時にコピーに修正を入れる

ということが1つの画面で同時進行で行うことができてしまうのです。

このように、全てのやりとりが同じ1つの画面上で出来てしまうので、「直接添付」によって生まれる数々の無駄が一切起きないわけです。社員や外注さんとの電話のやりとりも、よほどの緊急時以外は一切ありません。

働き方改革12:電話を一切使わない2つの理由

理由1:

電話は作業を途中で遮り 時間を奪う原因になる。

理由2:

「そもそもコミュニケーションツールが多すぎる」という無駄を排除する目的もあります。

一般的な会社では、メール、電話、口頭、付箋紙など、いろんなコミュニケーションツールを使っているようですが、それらを全部使っているから連絡が取っ散らかって無駄が多くなるし「連絡の確認漏れ」も発生してしまうのです。

こんなナンセンスなことをしたくないので、私の会社では以下を徹底しています。

コミュニケーションツールを
チャットワークに一本化

これで、全ての連絡が1つに集約されるので漏れは起こりません。また、チャットなのでメールのような「お世話になります」というあいさつ文も不要ですから、用件のみでOK。短文で済むので入力時間の短縮にもつながります。

さらに言えば、私はオフィスに行くことはほとんどないので、「口頭」「付箋紙」というのは物理的にもありえません(笑)。

働き方改革13:電話によるカスタマーサポートを行わない理由

電話と言えば、電話によるカスタマーサポートも「無駄な時間を費やしてしまう」という理由により、基本的には行っていません。

さきほどお伝えした「問い合わせフォーム」での対応がメインです。

お客様のことを考えると、電話対応も行った方が満足度が高いことは承知しています。が、それでは時間ばかり奪われて生産性が上がりません。それに、ネットサービス業界では、たとえばヤフー(Yahoo!)のような大手の会社でも、サイトのサポートのためのコールセンターは存在していません。

その代わり、「よくある質問」のページが設けられ、「それを見ても解決しないことに関しては、問い合わせフォームから質問を送る」というスタイルになっています。

また最近では、ホームページの右下などにチャットのできるコーナーが表示され、担当者が対応できる状態であれば、チャットで問い合わせと回答のやり取りができるようになっている会社もあります。そのようなこともあり、私の会社もITツールをフル活用する会社として、電話によるカスタマーサポートは一部の電話対応必須の業務以外は行っていない次第です。

もちろん、たとえば「ジャパネット」のように、ご高齢者の方がお客様のボリュームゾーンになっている会社は、電話対応のあることが売上の伸びに大きく貢献するので電話は必須のアイテムだと思います。しかし、そういった特段の事情がない限り、個人的には電話はコミュニケーションツールとしても、その役目を終えていると思っています。

働き方改革14:商談や社内会議もほぼWEB会議で行う

さて、滅多に行かないオフィスですが(笑)、オフィスには映像スタジオが併設されているので、商品やサービスのプロモーション用の動画を撮影する時に私が出演する必要があれば行く。というのが現状です。

私の日常の仕事をしている時間は、自宅からほとんど出ません。ちなみに、よく「自宅では集中できないからスタバに行く」という人いますが、私の場合は自宅の方が集中できます。

そもそも、スタバとかに8台ものパソコンやモニターなんて置けるはずもないし、仮に置けたとしたら大迷惑ですからね(汗)。それこそ営業妨害です。

男性
商談や社内会議はどうしているの?

と思われる方もいらっしゃるかも知れませんが、大丈夫です。

商談は、初顔合わせなので面談が必要という場合を除き、ほぼすべて「オンライン会議システム」を使って行っています。このような形で行う商談や社内会議を、私は自己流に「クラウドオンラインミーティング(Cloud Online Marketing)」と呼んでいます。

そして、そのクラウドオンラインミーティングには「ZOOM」というシステムを使用しています。

WEB会議ツール「ZOOM」

このシステムではご存知の通り、お互いの顔をカメラで映し合うことができ、私のほうは相手の姿をモニターに映し出しますので、自宅にいてもリアルに商談や会議をしているのと同じような臨場感があります。ちなみに、相手方は移動中であればスマホでも参加できますし、商談や会議中の音声だけを聞いていることもできます。

また、たとえば5人の相手とオンライン会議をする場合に、それぞれが違う場所から参加するという時でも「ZOOM」なら、その5人の映像をモニター上に映し出してくれます。

ちなみに、相手方が5人とも同じ会議室に集まっていて、かつ、私の会社も自社の会議室に5人集まって「会議室 対 会議室」「多数 対 多数」でオンライン会議を行うことも容易です。

私のオフィス会議室には50インチの大画面モニターがあるので、相手方にも同様の環境があれば、お互いの会議室を映し合うことができ、リアルに会議を行うのと遜色ない会議が出来ています。しかも、会議を自動的に録音することもでき(設定しておけば)、会議終了後に音声ファイルとして書き出してくれる機能まで付いています。

それとは別に議事録も作りますが、これは議事録係が「グーグルドキュメント」あるいは「エバーノート(Evernote)」という「ノートを取る感覚」で使えるクラウドツールに入力して、会議終了後に即みんなで共有します。

働き方改革15:「接待」や「おつきあいの飲み会」について

というわけで、社内はもとより、対外的にも「極力会わずに自宅でクラウドオンラインミーティング」というスタイルを貫いていますので、私は日本のビジネスの風物詩である「接待」や「おつきあいの飲み会」をほぼ一切やりません。

これもまた、私の中では「時間の無駄」以外の何物でもないからです。

なので「ここは超大型の契約を取る勝負所」というような、よほど重要な意味を持つ場面以外、私はそういった付き合いは一切しません。お酒は好きですが、もっぱら家飲みです(笑)。

このように、私の働き方にはとにかく「無駄」をそぎ落としています。

また、自宅から出ないので、出かける支度をする時間や自宅から会社までの往復時間、さらには交通費までも必要ない。その分、仕事の時間を増やせます。

働き方改革16:資料をクラウド上に保存しコスト削減

資料は全てクラウド上(ネット上)にあるので、資料を印刷するトナーインクや紙はほとんど必要なく(経営者なので、自分の署名が必要な一部の書類をプリントアウトする必要があるだけです)、そして、それらを保管するスペースも必要ない。

フォルダもパソコン内に保存するのではなくて、全てクラウド上に置いているので外出の必要がある時に、どのノートパソコンを持ち出しても必要なフォルダをすぐに引き出せる。しかも、フォルダやファイルの更新も完全に同期させられるので、仕事のパフォーマンスが落ちることはありません。

※WEBデザイナーさんなど画像作成や動画編集メインの方は、ロースペックのパソコンだと仕事のパフォーマンスが落ちる。ということもあります。

パスワード関連は、さすがにクラウドに置かずパソコン内のフォルダに納めますが、Mac(マック)の場合は自分が所有するすべてのパソコンで同期できるので「超」便利です。

働き方改革17:社長が会社に行かないメリット

さらには、私は基本的にあまり外に出ないので、誰かが風邪を引いたとしても移されることもありません。これは、かなり重要です。

いくら自分が健康管理をしていても、風邪をうつされたらどうしようもないからです。なので、夏場でも「夏風邪」とかあるので、四季に関係なく外はマジで怖いです(汗)。

私の会社には、役員および社員が合計4名おり、うち3名は業務の性質上オフィスに常駐してもらっていますが、私がオフィスに行かないので羽を伸ばしながら仕事をしております(笑)。

重要なのはその結果、社員の生産性が上がっているということです。

なので、私が会社に行かないほうがいいのです(爆)。

働き方改革18:人材は1から育てない

彼らはとても優秀なので、チャットワークを通じてコミュニケーションを取っていれば、それ以上の管理をしなくても自発的に動いてくれます。元々セールスコピーライターとして起業し、整骨院を8店舗まで広げたり 年商1憶のビジネスを築いた元教え子をヘッドハンティングしたりしているので、言わなくても自分で考え提案・確認し、どんどん動いてくれるんですね。

人材を1から育てるのではなく、「超」優秀な人を連れてくる。←ここ、めちゃくちゃ重要です。

唯一といってもいい無駄は、宅急便が自宅に配達にくる時です。時間にすれば1分もないのですが、正直、ちょっとイラッとします。

とはいえ、それは私がアマゾンで頼んだ本などが届くので自業自得なのですが(笑)。

働き方改革19:移動にタクシーを使う理由

ちなみに、珍しく区役所に所用で行くことがあり、そこでなんと!30分も待たされることに…。30分ですよ?!30分。とはいえ、この時はさすがにイライラしませんでした。なぜなら、その30分の間、私は持参していたノートパソコンでメルマガを執筆して配信まで完了させたからです。

このように、私の働き方は自宅でなくても、Wi-Fiとノートパソコンさえあればいつでもどこでも出来る。というのが大きな特徴です。

ちなみに、区役所への往復はタクシーを使いました。これに限らず、私がどこかに移動する際はほぼ必ずタクシーです。なぜなら、タクシーの中でもノートパソコンやスマホを開いて仕事ができるからです。

まさに、「いつでもどこでも好きな時に」のワーキングスタイルを満喫しています。

ポイント

ITツールを駆使して生産性を上げ働き方改革を実現するコツは、とにかく「無駄を徹底的に省くこと」。複数のモニターとクラウドツールを駆使すれば、極限まで無駄を省いた働き方ができる。また、Wi-Fiとノートパソコン1台あれば、いつでもどこでも仕事ができる。

今のあなたの働き方と比べてみよう

はい。ということで、私どもの「ITツールを駆使した働き方改革」はいかがでしたでしょうか?

これが私の働き方であり、あなたにおススメする「ITツールを駆使して無駄を徹底的に省いた働き方」の実際です。私は、このITツールを駆使した働き方を、基本的に半径3メートル以内ですべて出来てしまうことから「半径3メートルワーキング」と名付けています。

これを、今のあなたの働き方と比べてみて下さい。

「会社勤めだから自宅で完結できる働き方なんて無理」という部分を差し引いても、いろいろと「仕事の作業の無駄」が見えてこないでしょうか?

  • 山積みになった資料
  • 何人もの人間が予定を無理くり合わせて集まったのに成果があったのか、どうか分からない会議
  • 作業が中断されるばかりか、その後の予定まで狂わされてしまう突然の電話や取引先の来訪
  • 意味があるのか無いのか分からない接待…

などなど、私から見れば本当に「無駄だらけ」としか言いようがありません。いくら優秀なビジネスパーソンでも、こんな働き方をさせられていたら生産性が低くなって当然です。

最後に

冒頭でも申し上げましたが、今の日本のサラリーマンは、

仕事中に何か探し物をする時間が
「年間160時間」ある

と言われています。これは、およそ1か月分の勤務時間に相当します。

しかし、これまでご紹介したITツールを有効活用すれば、探し物という「無駄」な時間は大幅に削減できます。その結果、業務に圧倒的な「時短効果」が得られ、働き方改革を推進することが出来るわけです。

会社員をしながら副業、フリーランス、起業している方であれば、1日1~2時間の「他のことができる時間」を生み出すことが出来るため、その時間を他の利益に繋がる時間に充てることが可能になります。

なお、会社の働き方改革は会社が考えるべきことで、仮にあなたが働き方改革を考えて会社に訴えかけても、働き方改革の推進担当にでもなっていない限り、それこそ「無駄」に終わってしまう。なので、あなたはあなた自身の将来のため、また、自身のスキルアップのためにもここでご紹介したITツールを取り入れ、今のお仕事はもちろん、副業や起業を行う際の働き方を「無駄を徹底的に省いて生産性を上げる働き方」へとシフトして行きましょう。

今回の内容が、働き改革の推進または、副業や起業されている方の生産性向上のお役に立てましたら幸いです。

渡部
最後までお読み下さり、誠にありがとうございました。
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5流高卒低学歴・転職8回の凡人の私が、インターネットで爆発的な商品販売を成功させることができたのは、まさに「〇〇といえばこの人」を確立させたからに他なりません。今回、私(渡部)がどのようにして、全くのゼロからポジションを取り成功させたのか?その裏側の全貌を明かした極秘レポートを無料プレゼント!

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